Datenschutz

Information und Richtlinie zum richtigen Umgang mit personenbezogenen Daten im Chorverband Salzburg

Sehr geehrte Funktionäre und Datenschutz-Beauftragte!

Mit 25. Mai 2018 tritt die neue europaweite Datenschutz-Grundverordnung in Kraft. Mit dieser Verordnung gibt es Änderungen, Erweiterungen und Verschärfungen gegenüber dem Österreichischen Datenschutzgesetz 2000, welche grds. auch jeden Chor betreffen.

Grundsätzlich

Das Grundrecht auf Datenschutz wurde verschärft, sodass die Verarbeitung nur mehr mit Zustimmung des/der Betroffenen erlaubt ist. Vor allem personenbezogene Daten, welche in irgendeiner Form (EDV, Karteikarten, Listen, …) erfasst und verarbeitet werden, sind davon betroffen.

Darüber hinaus haben die Betroffenen das Recht auf Information, was mit ihren Daten passiert. Bei Datenmissbrauch bzw. nicht gerechtfertigter Verwendung der Daten können die Betroffenen die Löschung ihrer Daten einfordern und in weiterer Folge Beschwerde bei der Datenschutzbehörde einbringen.

 

Was heißt dies für Ihren Verein bzw. Chor?

  • Ihre Mitglieder müssen Ihnen die Zustimmung geben, dass Sie Ihre Daten verarbeiten dürfen.
  • Falls Sie einen Newsletter per EDV oder auch postalische Informationen an Interessierte, unterstützende Mitglieder, etc. versenden, benötigen Sie ebenso deren Zustimmung.
  • Diese Zustimmungen sollen am besten schriftlich erfolgen, damit sie nachweisbar sind.
  • Sie müssen ein Verfahrensregister führen. In diesem Register (Auflistung im Word- od. Exceldokument reicht) müssen Sie alle Verarbeitungen von personenbezogenen Daten (z.B. Verwahrung der Daten in Excel-Liste, Postversand, Weitergabe der Mitglieder-Adressen an Gemeinde, Pfarre, Landesverband …) anführen und laufend aktuell halten. Details zum Verfahrensregister finden Sie unter Punkt 3.
  • Falls ein Betroffener Auskunft über die Verarbeitung seiner Daten möchte, müssen Sie ihm als Nachweis die Zustimmung zur Verarbeitung und das Verfahrensregister vorlegen.
  • Sämtliche Informationen werden in den kommenden Tagen an alle Chöre (Funktionäre) ausgesendet.
  • Am 25. Mai 2018 ist zwar Stichtag, allerdings kein Grund für Panik – wichtig ist, dass Sie nachweisen können, dass Sie mit den Formularen etc. Vorsorge getroffen haben und damit in der Umsetzungsphase sind!

Es ist einiges zu tun - als erste Grundlage dient das folgende Informations-PDF, das die wichtigsten Punkte zur Datenschutzgrundverordnung (kurz DSGVO) enthält und allen Funktionären wärmstens ans Herz gelegt wird.

1. Infoblatt: Zusammenfassung der wichtigsten Änderungen

ChVÖ_Infoblatt_DSGVO.pdf

2. Informationen zur Datenverarbeitung der Mitgliedsdaten im Chorverband Salzburg

Information_zur_Datenverarbeitung_im_Chorverband_Salzburg.pdf

3. Service und Unterlagen für Funktionäre im Chorwesen

Welche Vorkehrungen müssen Funktionäre (Obleute, Chorleiter) in Bezug auf Datenschutz in ihrem Verein treffen?

1. Information und Einwilligung aller Vereinsmitglieder zur Verarbeitung personenbezogener Daten

Dazu haben wir Ihnen folgende Musterformulare zum Download vorbereitet:

2. Führen eines Datenverarbeitungs-Verzeichnisses

In diesem Verzeichnis müssen alle Daten-Verarbeitungsschritte (Werbe-Aussendungen an bestimmte Personen, Excel-Listen über Mitglieder handschriftlich oder im Computer, Einladungen per Post, etc.) eingetragen und aktualisiert werden.

Dieses Datenverarbeitungs-Verzeichnis muss bei Anfrage durch Betroffene (Personen, deren Daten verarbeitet wurden) und auf Anfrage durch die Datenschutzbehörde Einsicht gewährt werden.

Wir empfehlen Ihnen, die Dokumente der Datenschutzerklärungen und der Datenverarbeitungs-Verzeichnisse (Versionen nach Datum sortiert), so zu archivieren, dass jederzeit ein Abruf auch für die Zukunft z.B. für Nachfolger gesichert ist.

Wenn Sie fragen zum Datenschutz bzw. zur Umsetzung der Auflagen in ihrem Chor haben, so steht das Büro des Chorverband Salzburg gerne für Fragen zur Verfügung.

Kontakt: office@chorverbandsalzburg.at oder 0662 8042 3067

4. Die Vereinswebsite fit für den Datenschutz machen

5. E-Mail richtig versenden (Blindkopie/BCC)

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