Datenschutz

Information und Richtlinie zum richtigen Umgang mit personenbezogenen Daten

Seit 25. Mai 2018 ist die europaweite Datenschutz-Grundverordnung (kurz DSGVO) in Kraft. Mit dieser Verordnung gibt es Änderungen, Erweiterungen und Verschärfungen gegenüber dem Österreichischen Datenschutzgesetz aus dem Jahr 2000. Diese Änderungen betreffen grds. auch jeden Chor.

Grundsätzliches

Das Grundrecht auf Datenschutz wurde verschärft, sodass die Verarbeitung nur mehr mit Zustimmung des/der Betroffenen erlaubt ist. Vor allem personenbezogene Daten, welche in irgendeiner Form (EDV, Karteikarten, Listen, …) erfasst und verarbeitet werden, sind davon betroffen.

Darüber hinaus haben die Betroffenen das Recht auf Information, was mit ihren Daten passiert. Bei Datenmissbrauch bzw. nicht gerechtfertigter Verwendung der Daten können die Betroffenen die Löschung ihrer Daten einfordern und in weiterer Folge Beschwerde bei der Datenschutzbehörde einbringen.

 

Was heißt dies für Ihren Verein bzw. Chor?

  • Ihre Chor-Mitglieder müssen zustimmen, dass Sie deren Daten verarbeiten dürfen.
  • Falls Sie einen Newsletter, Mail-Massensendungen oder postalische Informationen an Interessierte, unterstützende Mitglieder, etc. versenden, benötigen Sie ebenso deren Zustimmung.
  • Alle Zustimmungen sollen am besten schriftlich erfolgen, damit sie nachweisbar sind.
  • Sie müssen ein Verfahrensregister führen. In diesem Register (Auflistung im Word- od. Exceldokument reicht) müssen Sie alle Verarbeitungen von personenbezogenen Daten (z.B. Verwahrung der Daten in Excel-Liste, Postversand, Weitergabe der Mitglieder-Adressen an Gemeinde, Pfarre, Landesverband …) anführen und laufend aktuell halten. Details zum Verfahrensregister finden Sie unter Punkt 3.
  • Verlangt ein Betroffener Auskunft über die Verarbeitung seiner Daten, so müssen Sie die Verarbeitung und das Verfahrensregister vorlegen bzw. erklären können, weshalb die entsprechenden Daten zur Verarbeitung gelangt sind.

Als Grundlage für Ihren Chor dient das folgende Informations-PDF, das die wichtigsten Punkte zur Datenschutzgrundverordnung enthält und allen Funktionären wärmstens ans Herz gelegt wird.

1. Infoblatt: Zusammenfassung der wichtigsten Änderungen

2. Informationen zur Datenverarbeitung der Mitgliedsdaten im Chorverband Salzburg

3. Service und Unterlagen für Funktionäre im Chorwesen

Welche Vorkehrungen müssen Funktionäre (Obleute, Chorleiter) in Bezug auf Datenschutz in ihrem Verein treffen?

a) Information und Einwilligung aller Vereinsmitglieder zur Verarbeitung personenbezogener Daten

Dazu haben wir Ihnen folgende Musterformulare zum Download vorbereitet:

b) Führen eines Datenverarbeitungs-Verzeichnisses

In diesem Verzeichnis müssen alle Daten-Verarbeitungsschritte (Werbe-Aussendungen an bestimmte Personen, Excel-Listen über Mitglieder handschriftlich oder im Computer, Einladungen per Post, etc.) eingetragen und aktualisiert werden.

In dieses Datenverarbeitungs-Verzeichnis muss bei Anfrage durch Betroffene (Personen, deren Daten verarbeitet wurden) und auf Anfrage durch die Datenschutzbehörde Einsicht gewährt werden.

Wir empfehlen Ihnen, die Dokumente der Datenschutzerklärungen und der Datenverarbeitungs-Verzeichnisse (Versionen nach Datum sortiert), so zu archivieren, dass jederzeit ein Abruf auch für die Zukunft z.B. für Nachfolger gesichert ist.

4. Die Vereinswebsite fit für den Datenschutz machen

5. E-Mail richtig versenden (Blindkopie/BCC)


KONTAKT

Chorverband Salzburg
Tel: +43 (0)662 8042 3067
E-Mail: office@chorverbandsalzburg.at
Adresse: Postfach 527, 5010 Salzburg